Gweithio gyda sefydliad arall i greu gwasanaeth mwy cydgysylltiedig
Philip Rookyard, Dylunydd Cynnwys yn ein Tîm Digidol, sy’n rhannu sut mae gweithio gyda thîm digidol Llywodraeth Cymru wedi gwella eich profiad defnyddiwr rhwng ein gwasanaethau a rennir.
Mae Llywodraeth Cymru a Cyfoeth Naturiol Cymru yn cydweithio ar lawer o bynciau. Mae'r ddau ohonom yn creu cynnwys tebyg ar gyfer y we, a gall hyn arwain at rai heriau i chi, ein defnyddwyr.
Y cefndir
Dechreuodd Llywodraeth Cymru brosiect i annog tirfeddianwyr a ffermwyr i helpu ein hamgylchedd ymhellach.
Sefydlwyd y prosiect er mwyn:
- plannu mwy o goed
- goresgyn rhwystrau i greu coetiroedd
- annog cymunedau i gymryd rhan mewn gwaith plannu coed
Roedd Cyfoeth Naturiol Cymru yn rhan o'r prosiect hwn gan ein bod ni’n rheoli coetir ar ran Llywodraeth Cymru.
Wrth weithio ar y prosiect, creodd Llywodraeth Cymru a Cyfoeth Naturiol Cymru gynnwys er mwyn i’n defnyddwyr allu:
- gwneud cais am grantiau coetir
- creu mwy o goetiroedd
- rheoli eu coetiroedd
Y broblem
Cynhaliodd ein tîm digidol ymchwil defnyddwyr gyda ffermwyr a thirfeddianwyr, a dyna pryd y daeth i’r amlwg fod cryn dipyn o gynnwys dyblyg ar wefan Llywodraeth Cymru a'n un ni.
Roedd yr ymchwil defnyddwyr yn dangos y canlynol:
- nid oedd defnyddwyr yn gwybod pwy sy’n rhoi grantiau penodol
- roeddem wedi dyblygu llawer o gynnwys
- roedd rhywfaint o gynnwys yn anghyson
- nid oedd dolenni gwe yn bodoli rhwng y ddwy wefan
Optimeiddio peiriannau chwilio
Un o'r problemau mwyaf gyda chynnwys dyblyg yw ei effaith arnoch chi wrth i chi chwilio ar-lein am wybodaeth - optimeiddio peiriannau chwilio (SEO). Pan fydd yr un cynnwys yn ymddangos ar lawer o wefannau, mae'n creu dryswch a chanlyniadau chwilio sy'n cystadlu â’i gilydd.
Gall hyn arwain at y canlynol:
- llai o flaenoriaeth mewn canlyniadau chwilio: gall peiriannau chwilio gosbi gwefannau sy'n defnyddio cynnwys dyblyg. Mae hyn yn aml yn arwain at lai o flaenoriaeth mewn canlyniadau chwilio ar gyfer pob fersiwn o'r cynnwys.
- problemau o ran mynegeio: os yw llawer o wefannau yn cynnal yr un cynnwys, efallai y bydd peiriannau chwilio yn ei chael hi'n anodd penderfynu pa dudalen i'w mynegeio. Mae hyn yn arwain at lai o amlygrwydd
- dryswch ymysg defnyddwyr: os yw defnyddwyr yn gweld yr un cynnwys mewn sawl man, gall greu dryswch ynghylch pa ffynhonnell yw'r "gwreiddiol", gan arwain at ddiffyg ymddiriedaeth
- blino ar gynnwys: mae defnyddwyr yn gwerthfawrogi cynnwys ffres, deniadol. Os yw defnyddwyr yn dod ar draws yr un deunydd, efallai y byddant yn colli diddordeb
Sut wnaethon ni ddatrys y broblem
Er mwyn mynd i'r afael â'r broblem hon, aethom ati i gydweithio â Llywodraeth Cymru i geisio trwsio profiad gwael ein defnyddwyr. Gwnaethom hyn drwy gynnal cyfarfodydd cynllunio a gweithredu rheolaidd. Dechreuon ni rannu cynnwys newydd roedden ni wedi'i gynhyrchu, siarad am gynnwys oedd eisoes yn bodoli ar-lein, a rhoi dolenni rhwng ein dwy wefan.
Trwy gyfathrebu parhaus a gwaith tîm, gwnaethom gynnydd sylweddol o ran lleihau rhywfaint o'r dryswch yr oedd defnyddwyr yn ei wynebu.
Dechreuon ni trwy gael gwared ar lawer o gynnwys oedd wedi'i ddyblygu. Defnyddion ni ein canllawiau cyhoeddi i'n helpu i benderfynu pa ddarn o gynnwys a ddylai ymddangos ar ba wefan:
Yn ôl y canllawiau, dylai'r wybodaeth a gynhyrchir mewn partneriaeth ystyried:
- anghenion defnyddwyr, er enghraifft ble mae defnyddwyr yn disgwyl dod o hyd i'r wybodaeth
- pwy sydd â mwy o gyfrifoldeb o ddydd i ddydd am y canllawiau neu'r gwasanaeth
- lleoliad cynnwys cysylltiedig sy'n bodoli eisoes
Yn ogystal â chael gwared ar gynnwys, cytunwyd hefyd i symleiddio gwybodaeth am grantiau a rhoi cynnwys ychwanegol ar ein gwefan ar sut i reoli eich coetir.
Y camau nesaf
Rydym yn parhau i gydweithio â thîm digidol Llywodraeth Cymru. Rydym yn cydnabod bod llawer o gynnwys dyblyg y mae angen i ni edrych arno o hyd, er bod cynnydd wedi'i wneud.
Y llynedd, daeth cyfraith newydd i rym sy’n caniatáu i ddefnyddwyr newid eu trwyddedau cwympo.
Mae gan Lywodraeth Cymru a Cyfoeth Naturiol Cymru rai rolau cysylltiol yn y broses hon. Y tro hwn, dechreuon ni gydweithredu yn gynharach i sicrhau nad oedd y cynnwys yn cael ei ddyblygu.
Mae'r bartneriaeth barhaus hon yn creu buddion i'n defnyddwyr. Ers i ni ddechrau gweithio gyda'n gilydd mae'r tîm trwyddedau cwympo wedi cael llai o ymholiadau ar y broses ac rydym wedi cael adborth cadarnhaol gan ein defnyddwyr.