Recordiadau cyfarfodydd hysbysiad preifatwydd
Pa wybodaeth yr ydym yn ei chasglu amdanoch chi?
Weithiau, rydym yn recordio'r cyfarfodydd yr ydym yn eu cynnal dros Microsoft Teams er mwyn darparu cofnod o drafodaethau a chytundebau a gynhaliwyd yn y cyfarfod.
Byddwch yn cael eich hysbysu (fel arfer ar lafar) yn y cyfarfod y caiff y sesiwn ei recordio cyn i unrhyw recordio digwydd.
Gallai'r recordiad gynnwys y canlynol:
- Eich ffrwd fideo (gan gynnwys delweddau ohonoch eich hun), os ydych wedi dewis galluogi'ch dyfais fideo yn ystod y cyfarfod
- Gall unrhyw beth arall neu unrhyw un arall a allai fod yn y cefndir gael eu recordio. Gallwch ddewis roi cefndir mewn cyfarfodydd Microsoft Teams er mwyn atal recordiad o unrhyw luniau ychwanegol o'ch cartref.
- Eich ffrwd sain, os ydych yn dewis galluogi eich dyfais sain yn ystod y cyfarfod
- Gall hyn gynnwys unrhyw farn yr ydych yn ei chyfrannu ac unrhyw beth yr ydych yn ei ddweud amdanoch eich hun.
- Weithiau, gall y sgwrsio yn ystod y cyfarfod gael ei gasglu yn recordiad y cyfarfod hefyd
Felly, gall unrhyw un sy'n mynychu'r cyfarfod a recordiwyd gael agweddau ar eu data personol wedi'u recordio, os ydynt yn cymryd rhan weithredol ai peidio.
Sut fydd eich gwybodaeth yn cael ei defnyddio?
Rydym yn defnyddio cyfarfodydd a recordiwyd er mwyn cynhyrchu'r canlynol:
- Nodiadau anffurfiol o unrhyw drafodaethau yn y cyfarfod a recordiwyd
- Cofnodion ffurfiol o unrhyw drafodaethau, camau gweithredu, cytundebau neu benderfyniadau yn y cyfarfod a recordiwyd
Bydd y cofnodion ffurfiol ac anffurfiol hyn ar ffurf cynnwys digidol, ysgrifenedig.
Gall pobl awdurdodedig yn Cyfoeth Naturiol Cymru a chyflenwyr weld recordiadau cyfarfodydd. Gellir gweld recordiad o gyfarfod gan wahoddwyr cyfarfod nad oeddent yn gallu mynychu hefyd.
Bydd y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu yn gysylltiedig â'r pwnc a'r data mewn unrhyw recordiad cyfarfod y cytunwyd arno, a'r mwyaf tebygol yw, ond heb fod yn gyfyngedig i'r canlynol:
- Rhoddir cydsyniad diamwys gan gyfranogwyr
- Mae prosesu yn angenrheidiol er mwyn sicrhau cydymffurfiaeth â rhwymedigaeth gyfreithiol
- Mae prosesu yn angenrheidiol ar gyfer cyflawni contract y mae gwrthrych y data yn barti iddo
- Mae'r prosesu sy'n ymwneud â chyflawni tasg er budd y cyhoedd
Datgelu eich gwybodaeth
Mae'n bosib y byddwn yn trosglwyddo'ch gwybodaeth bersonol os oes gennym oblygiad cyfreithiol i wneud hynny, neu os oes rhaid inni orfodi neu gymhwyso ein telerau defnyddio a chytundebau eraill. Mae hyn yn cynnwys rhannu gwybodaeth ag adrannau eraill o'r llywodraeth at ddibenion cyfreithiol.
Ni fyddwn yn rhannu eich gwybodaeth ag unrhyw sefydliadau eraill at ddibenion marchnata, ymchwil i'r farchnad neu fasnachol.
Cadw eich gwybodaeth yn ddiogel
Fel arfer, caiff recordiadau o gyfarfodydd eu dileu ar ôl blwyddyn neu lai os nad oes angen eu cadw mwyach.
Fodd bynnag, os cânt eu cadw fel tystiolaeth o weithred neu benderfyniad, cânt eu symud o'u lleoliad gwreiddiol i System Rheoli Dogfennau corfforaethol CNC a'u cadw yn unol ag amserlen cadw CNC.
Cedwir recordiadau'n ddiogel yn yr UE a byddant yn cael eu dileu mewn modd priodol a diogel lle nad oes eu hangen mwyach.
Pwy sy'n edrych ar yr wybodaeth hon?
Bydd y recordiadau Microsoft Teams hyn ar gael i staff eraill yn CNC er mwyn cefnogi'u harfer.
Felly, mae'n bosib y bydd unrhyw un sy'n gweithio i CNC yn edrych ar y recordiadau, neu unrhyw un sydd wedi'i gyfethol neu sydd dan gontract i weithio i CNC.
Eich hawliau chi
Gallwch ddarganfod pa wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch, a gofynnwch inni beidio â defnyddio unrhyw beth o'r wybodaeth yr ydym yn ei chasglu.
Manylion adnabod a chyswllt y rheolydd data
CNC yw'r rheolydd data ac mae'n ymroddedig i amddiffyn hawliau unigolion yn unol â'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR).
Manylion cyswllt y Swyddog Diogelu Data
Mae gennych hawl i gael mynediad at eich gwybodaeth bersonol, i wrthwynebu prosesu eich gwybodaeth bersonol, ac i gywiro, dileu, cyfyngu a chludo eich gwybodaeth bersonol. Ewch i'r tudalennau diogelu data ar ein gwefan i gael rhagor o
wybodaeth mewn perthynas â'ch hawliau.
Dylai unrhyw geisiadau neu wrthwynebiadau gael eu gwneud yn ysgrifenedig i Swyddog Diogelu Data CNC:
E-bost – dataprotection@cyfoethnaturiolcymru.gov.uk
Swyddog Diogelu Data
Cyfoeth Naturiol Cymru,
Maes y Ffynnon,
Ffordd Penrhos,
Bangor,
Gwynedd
LL57 2DW
Sut i wneud cwyn
Os nad ydych yn fodlon ar y ffordd y mae eich data personol wedi cael ei brosesu, gallwch gysylltu â Swyddog Diogelu Data CNC yn gyntaf gan ddefnyddio'r manylion cyswllt uchod. Os ydych chi'n parhau i fod yn anfodlon, mae gennych yr hawl i
wneud cais uniongyrchol i'r Comisiynydd Gwybodaeth am benderfyniad. Gellir cysylltu â'r Comisiynydd Gwybodaeth yn:
Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth
Wycliffe House,
Water Lane,
Wilmslow,
Cheshire
SK9 5AF